martedì 15 giugno 2010

Scrivere email: hai anche tu questi dubbi?

Mandami un'email!
Come se fosse facile.

Perché il problema delle email è che in tutti questi anni si sono diffuse sovrapponendosi a tante altre forme di comunicazione - innanzitutto le telefonate - contaminando rapporti, generi testuali, regole di comunicazione, privacy e formalità varie.

Prima di scriverla, dunque, ci tocca capire bene cosa vogliamo comunicare, che risposta vogliamo ottenere, quali informazioni possediamo già e di cosa abbiamo bisogno per scriverla in modo da farla comprendere come vogliamo.

Quando scrivo email devo fare uno sforzo cosciente per decidere alcune cose:

  • scrivo come parlo o mi do un tono? Ciò apre a una serie di dubbi, a partire dalla elle maiuscola o minuscola per dire Lei o lei quando diamo del lei (a me non piace, soprattutto all'interno di parole, come quando ti dicono ringraziandoLa e salutandoLa ecc.), passando per gli aggettivi onorifici come egregio, esimio, illustre (per cui mi do da fare per passare quanto prima al caro), fino ai molti saluti che dispensano cordialità o si tramutano in ciaociaociao e mostri vari
  • scrivo da ruolo a ruolo o da persona a persona? non è solo questione di registro ma di partecipazione, e la questione è ancora più importante della precedente, perché si può scrivere con cura formale, allontanandosi dal parlato, e tuttavia mostrarsi come persone vere, fortemente coinvolte in ciò che si dice, ma come prenderla quando dall'altra parte sembrano non fare una piega e ti rispondono abbiamo ricevuto la sua comunicazione, grazie, le faremo sapere?
  • scrivo nel qui e ora o scrivo al di là del tempo? questo aspetto riguarda l'importanza dell'oggetto della email ma anche lo strano effetto di comunicare poche frasi per volta in un botta e risposta al quale preferirei un'unica telefonata, la pago io, non importa...
  • scrivo a te o scrivo per te? cioè mi limito a darti notizie, dati, o cerco di prendermi anche cura del rapporto che passa tra noi? L'email non ha una temperatura affettiva stabile e spesso le necessità di spazio e chiarezza cozzano con quelle di comunicazione e relazione
Una parola è poca e due sono troppe
Lasciamo perdere dunque le altre forme di scambio come la telefonata o addirittura il colloquio: il loro contesto (la carta colorata e profumata delle lettere amichevoli, o il bianco asettico e la font da macchina da scrivere delle lettere commerciali, il lei, la scrivania, il si accomodi ecc.) ci aiuta moltissimo a capire che scambio sta avvenendo.

L'email invece è puro potenziale: dobbiamo noi dargli una forma esatta e inequivocabile.

Se non lo facciamo, lei:
  • indurrà i riceventi a rispondere
  • li indurrà a farlo allargando il discorso
  • li indurrà ad allargare il discorso staccandosi completamente da quanto stavamo dicendo noi in partenza
Questo accade se le nostre email dicono cose vaghe che, senza il contesto, il lettore non riesce a inquadrare.

Ecco alcuni punti da considerare:
  • Non diciamo cose come a che ora ci vediamo? perché la risposta potrebbe essere un'ora non gradita o addirittura una controdomanda perché, dobbiamo vederci?, proponiamo invece con precisione che ne dici di vederci venerdì alle 18 nel mio ufficio oppure giovedì alle 13 in trattoria?
  • Non scriviamo se ci serve una risposta immediata, meglio telefonare. Se ci accontentiamo di una risposta in ventiquattr'ore allora vale quanto detto sopra: richieste ben circostanziate per evitare di dover riscrivere per approfondire
  • Non rispondiamo mai subito a una email, anche se ci fa sentire felici. L'ambiguità dell'email è tale da scatenare profonde reazioni emotive, facendoci correre il rischio di scrivere risposte poco centrate, sopratutto se il messaggio contiene qualcosa che non ci è piaciuto
Le grandi pulizie
Almeno una volta alla settimana, svuotate le vostre cartelle da tutto ciò che non vi serve nella settimana successiva: sono sicuro che star dietro a tutto quello che vi arriva a volte è impresa titanica, perciò se per una settimana non avete neanche aperto quel messaggio, è segno che si merita il cestino o la cancellazione.

Se conosci altri trucchi utili per gestirle la mailbox scrivili nei commenti!

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